Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Zwagers Energieadvies V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Onze contactgegevens staan hierboven vermeld.

Dit privacybeleid hangt samen met onze algemene voorwaarden. Daarin staat beschreven hoe wij werken volgens de BRL 9500 en welke informatie wij op grond daarvan aan opdrachtgevers verstrekken. Verschillen tussen beide documenten zijn niet beoogd; bij twijfel over de verwerking van persoonsgegevens is dit privacybeleid leidend.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Bij een aanvraag of contact via de website verwerken wij:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• type aanvraag, bijvoorbeeld woning of bedrijfspand;
• adresgegevens van het pand: straatnaam, huisnummer, postcode en plaatsnaam;
• informatie die u zelf invult in het opmerkingenveld;
• technische gegevens die nodig zijn om de website en het formulier te laten werken.

Bij het opstellen van een energieprestatie-rapport verwerken wij daarnaast:

• gegevens over het gebouw: bouwjaar, afmetingen, constructies, installaties en energiebesparende maatregelen;
• foto’s van het gebouw, de constructies en de installaties. Deze foto’s zijn een verplicht onderdeel van het projectdossier op grond van de BRL 9500;
• documenten die u aanlevert, zoals facturen, offertes, bouwtekeningen, garantiebewijzen en kwaliteitsverklaringen. Hierop kunnen namen en adresgegevens staan;
• indien van toepassing en uitsluitend met voorafgaande schriftelijke toestemming van de bewoner: een integrale video-opname van de woning ten behoeve van het maken van plattegronden;
• gegevens over de opdracht zelf: opnamedatum, registratiedatum, naam van de betrokken adviseur en correspondentie.

Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te behandelen en onze dienstverlening uit te voeren. Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• het ontvangen en behandelen van uw aanvraag;
• het inplannen van een afspraak en het uitvoeren van de opname;
• het opstellen van een offerte of prijsindicatie;
• het opstellen, controleren en registreren van het energieprestatie-rapport;
• het aanleggen en beheren van het projectdossier zoals de BRL 9500 voorschrijft;
• het behandelen van klachten en het uitvoeren van correcties;
• het meewerken aan interne kwaliteitscontroles en aan controleonderzoek door de certificatie-instelling;
• het voeren van onze administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten.

4. Op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een grondslag bestaat:

• Uitvoering van de overeenkomst – voor het behandelen van uw aanvraag, het plannen van de afspraak en het opstellen en leveren van het energieprestatie-rapport.
• Wettelijke verplichting – voor de registratie in EP-Online, voor de bewaartermijnen die uit de BRL 9500 voortvloeien, en voor onze fiscale administratie.
• Gerechtvaardigd belang – voor het beveiligen van onze website, het voorkomen van misbruik van het formulier en het verbeteren van onze dienstverlening.
• Toestemming – uitsluitend voor het maken van een integrale video-opname van een woning. Deze toestemming kunt u op elk moment intrekken.

5. Bewoners en gebruikers van het gebouw

Is de opdrachtgever niet degene die het gebouw bewoont of gebruikt – bijvoorbeeld bij een verhuurde woning of een beheeropdracht – dan kunnen wij ook persoonsgegevens van de bewoner of gebruiker verwerken. Denk aan de naam en contactgegevens die nodig zijn om een afspraak te maken, en aan foto’s van het interieur voor zover deze noodzakelijk zijn voor de opname.

Wij maken uitsluitend foto’s die nodig zijn om de bouwkundige en installatietechnische kenmerken vast te leggen. Persoonlijke bezittingen brengen wij zo min mogelijk in beeld. Op verzoek van de bewoner passen wij een foto aan, mits het vast te leggen kenmerk herkenbaar blijft.

De opdrachtgever draagt er zorg voor dat de bewoner of gebruiker vooraf op de hoogte is van het bezoek. Bewoners en gebruikers hebben dezelfde privacyrechten als beschreven in hoofdstuk 11 en kunnen zich rechtstreeks tot ons wenden.

6. Registratie in EP-Online

Het energieprestatie-rapport wordt op grond van een wettelijke verplichting geregistreerd in EP-Online, het landelijke gegevensbestand dat wordt beheerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). De registratie vindt plaats onder het certificaat van DUMA Energieadvies; zie artikel 4 van onze algemene voorwaarden.

Een deel van deze gegevens is via EP-Online openbaar raadpleegbaar. Het gaat daarbij om gebouwgegevens zoals adres, bouwjaar, energieprestatie en labelletter, en om het certificaatnummer en de betrokken adviseur. Uw naam als opdrachtgever wordt niet openbaar gepubliceerd.

Omdat deze registratie voortvloeit uit een wettelijke plicht, kunt u zich hiertegen niet verzetten zonder dat afgifte van het energieprestatie-rapport onmogelijk wordt. Voor vragen over de verwerking binnen EP-Online kunt u zich wenden tot RVO.

7. Delen wij gegevens met anderen?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden. Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe verplicht zijn:

• DUMA Energieadvies – als certificaathouder onder wiens certificaat het energieprestatie-rapport wordt opgesteld en geregistreerd. Hiervoor worden uw gegevens en het projectdossier gedeeld. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en vloeit voort uit de BRL 9500. DUMA Energieadvies is tot dezelfde geheimhouding en bewaartermijnen gehouden.
• Rijksdienst voor Ondernemend Nederland – voor de registratie in EP-Online.
• EPG Certificeringen B.V. – de certificatie-instelling, in het kader van audits, dossiercontroles en controleonderzoek. Auditors hebben een geheimhoudingsplicht.
• Stichting InstallQ – uitsluitend wanneer een klacht wordt voorgelegd aan de klachtencommissie.
• Web3Forms – voor het technisch verwerken van het aanvraagformulier op de website.
• STRATO – voor de hosting van de website. STRATO verwerkt technische gegevens zoals serverlogs, IP-adressen en verbindingsgegevens die nodig zijn om de website veilig en beschikbaar te houden.
• Onze boekhouder of administratiekantoor – voor zover nodig voor onze administratie.
• Overheidsinstanties en toezichthouders – wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de Inspectie Leefomgeving en Transport.

Bij een klacht van een ander dan de opdrachtgever – bijvoorbeeld een huurder of koper – zijn wij op grond van de BRL 9500 verplicht dat deel van het projectdossier te verstrekken dat inzicht geeft in de opnamegegevens en de berekening van het betrokken gebouw. Wij verstrekken daarbij niet meer gegevens dan voor de behandeling van de klacht noodzakelijk is.

Waar sprake is van verwerking namens ons, hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor een passende waarborg, zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht. Voor onze werkzaamheden gelden de volgende termijnen:

• Projectdossiers, inclusief foto’s en het rekenbestand: vijftien jaar na afronding van de opdracht. Deze termijn is voorgeschreven door de BRL 9500 en dient om klachten en controles ook op langere termijn te kunnen behandelen. Deze bewaarplicht blijft bestaan als wij onze activiteiten beëindigen.
• Klachtdossiers: vijftien jaar, als onderdeel van het projectdossier.
• Administratieve en fiscale gegevens: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal twaalf maanden, zodat wij eventuele vervolgvragen kunnen beantwoorden.
• Video-opnamen van een woning: wij verwijderen deze zodra de plattegronden zijn vervaardigd en het rapport is geregistreerd.

Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Wij beperken toegang tot personen en partijen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, en gebruiken beveiligde verbindingen en betrouwbare dienstverleners.

Van de projectdossiers maken wij periodiek back-ups, die wij testen op volledigheid en herstelbaarheid. Alle medewerkers en de certificaathouder zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt technische functies die nodig zijn voor het goed laden, weergeven en beveiligen van de site.

Daarnaast maken wij gebruik van Google Ads-conversiemeting om te kunnen zien hoeveel bezoekers via een advertentie een aanvraag doen. Hierbij kunnen cookies worden geplaatst en kunnen gegevens worden gedeeld met Google. Wanneer wij analytische of marketingcookies gebruiken, doen wij dat op basis van uw toestemming en passen wij zo nodig onze cookiemelding aan.

11. Uw privacyrechten

U heeft op grond van de AVG het recht om ons te vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde vormen van verwerking;
• overdracht van uw gegevens, voor zover van toepassing.

Twee beperkingen zijn hierbij van belang. Wij kunnen een verzoek om verwijdering niet honoreren voor gegevens in het projectdossier, omdat wij die op grond van de BRL 9500 vijftien jaar moeten bewaren, en evenmin voor gegevens in onze fiscale administratie. Ook kunnen wij een registratie in EP-Online niet ongedaan maken; die verwerking berust op een wettelijke verplichting en wordt uitgevoerd door RVO.

Als opdrachtgever heeft u daarnaast op grond van de BRL 9500 het recht het volledige projectdossier op te vragen. Wij verstrekken dit kosteloos.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem contact op via info@zwagersenergieadvies.nl. Wij reageren binnen een maand. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen, zodat wij zeker weten dat het verzoek van de juiste persoon komt.

12. Klacht indienen

Vindt u dat wij niet goed omgaan met uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten via info@zwagersenergieadvies.nl, zodat wij naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaat uw klacht over de inhoud of de kwaliteit van een energieprestatie-rapport, dan geldt een aparte procedure. Die staat beschreven in artikel 14 van onze algemene voorwaarden.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.